Datenschutzerklärung

Klinea ist eine auf künstlicher Intelligenz basierende Plattform für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), die für Kliniken im Bereich Gesundheitstourismus, Ästhetik und Zahnmedizin entwickelt wurde und im Rahmen von Weezboo angeboten wird. Wir messen Ihrer Privatsphäre und der Sicherheit Ihrer Daten große Bedeutung bei. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, zu welchen Zwecken wir sie verarbeiten, mit wem wir sie teilen und wie wir sie schützen, wenn Sie unsere Plattform, unsere Website und unsere zugehörigen Dienste nutzen. Durch die Nutzung von Klinea erklären Sie, dass Sie diese Erklärung gelesen und die hierin beschriebenen Datenverarbeitungspraktiken verstanden haben. Dieses Dokument wurde in Übereinstimmung mit dem Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK) und, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) erstellt.

Unsere Stellung als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Klinea handelt in zwei verschiedenen Rollen. In Bezug auf die von Ihrer Klinik erstellten Mitarbeiterkonten sowie auf Abrechnungs- und Nutzungsdaten handeln wir als Verantwortlicher; in Bezug auf die Daten von Patienten und potenziellen Patienten, die Ihre Klinik in die Plattform eingibt oder die über integrierte Kanäle eingehen, handeln wir als Auftragsverarbeiter. Im zweiten Fall liegt die Verantwortung für die Patientendaten bei der Klinik (dem Verantwortlichen); Klinea verarbeitet diese Daten ausschließlich auf Weisung der Klinik und im Rahmen des zwischen uns bestehenden Vertrags zum Zweck der Erbringung des Dienstes.

Daten, die wir erheben

Wenn Sie ein Konto bei Klinea erstellen, erheben wir die zur Erbringung des Dienstes erforderlichen Basisdaten wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre Klinikdaten und Ihre Abrechnungsdaten. Während der Nutzung der Plattform erheben wir automatisch technische Daten wie Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Sitzungs- und Nutzungsprotokolle; diese Daten helfen uns, Ihr Erlebnis zu verbessern und die Sicherheit der Plattform zu gewährleisten. Darüber hinaus kann Ihre Klinik im Rahmen der über WhatsApp, Instagram, E-Mail und andere verbundene Kanäle geführten Patientenkommunikation Nachrichteninhalte sowie Termin-, Angebots- und Patientenreisedaten in die Plattform eingeben oder aus diesen Kanälen übertragen. Die in diesem Zusammenhang verarbeiteten Gesundheits- und Kommunikationsdaten können nach den einschlägigen Vorschriften als besondere Kategorien personenbezogener Daten gelten und werden ausschließlich auf Weisung der Klinik und unter zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen verarbeitet.

Meta-Plattformen und Nachrichtenkanäle

Klinea arbeitet integriert mit der WhatsApp Business Platform und Instagram (Meta Platforms, Inc.) sowie mit anderen Kanälen wie E-Mail, SMS und Telegram, damit Ihre Klinik ihre Patientenkommunikation abwickeln kann. Die über diese Kanäle empfangenen Nachrichteninhalte und Kommunikationsdaten werden ausschließlich zum Zweck der Erbringung des Dienstes und nach den Weisungen der Klinik (des Verantwortlichen) verarbeitet. Wir verwenden diese Daten nicht zu Werbe- oder Marketingzwecken und übermitteln sie zu keinem anderen Zweck als der Erbringung des Dienstes an Dritte. Bei der Nutzung dieser Integrationen verpflichtet sich Klinea, die einschlägigen Plattformregeln einzuhalten, einschließlich der Meta Platform Terms und der WhatsApp Business Messaging Policy. Für die Verarbeitung der Daten aus diesen Kanälen in den eigenen Systemen von Meta gelten die eigenen Bedingungen und die Datenschutzrichtlinie von Meta. Die erforderliche Aufklärung der Endnutzer (Patienten) und die Einholung ihrer ausdrücklichen Einwilligungen obliegt der Klinik, wie es die einschlägigen Vorschriften und Plattformregeln vorschreiben.

Google Gmail und Kalender verbinden

Gmail und Google Kalender sind optionale Verbindungen, die über Googles Berechtigungsdialog getrennt autorisiert werden. Jede Verbindung gilt für Ihre Klinik: ein verbundenes Gmail-Postfach und ein verbundener Google-Kalender (standardmäßig der primäre Kalender). Mit den Gmail-Lese- und Sendeberechtigungen importiert Klinea E-Mails in den Klinikposteingang und sendet Nachrichten und Antworten vom verbundenen Konto. Der erste Import umfasst die vorherigen 90 Tage; anschließende Synchronisierungen übernehmen Änderungen. Gespeicherte E-Mail-Daten umfassen Nachrichtentexte (einschließlich HTML), Header, Absender- und Empfängerangaben, Kennungen, Zeitstempel und Konversationsmetadaten. Der Kalenderzugriff unterstützt den Terminabgleich zwischen Klinea und dem ausgewählten Kalender einschließlich der dafür erforderlichen Ereignisdaten.

OAuth-Zugangs- und Aktualisierungsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Abhängig von den aktivierten KI-Funktionen der Klinik und dem konfigurierten Anbieter können E-Mail-Inhalte und Kontext durch OpenAI oder Anthropic zur Nachrichtenklassifizierung, für Antwortvorschläge und zur Zuordnung von Klinikleistungen verarbeitet werden. Abruffunktionen können zudem Text an OpenAI senden, um Embeddings zum Auffinden relevanter Klinikinformationen zu erstellen. Dies kann auch erfolgen, wenn ein anderer Anbieter die Antworten erzeugt. Bereits verarbeitete E-Mail-Konversationen können in klinikspezifischen Abrufbeispielen und zugehörigen abgeleiteten Datensätzen verbleiben, bis sie im Rahmen des Löschverfahrens behandelt werden. Diese Datensätze unterscheiden sich vom Training eines allgemeinen Modells. Aus Google stammende Daten dürfen nicht zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner KI-Modelle verwendet werden; die allgemeine Einwilligungsformulierung an anderer Stelle dieser Erklärung hebt diese Einschränkung nicht auf. Die Google API Services User Data Policy einschließlich ihrer gegebenenfalls anwendbaren Limited-Use-Anforderungen regelt die zulässige Verwendung und Weitergabe von Google-Daten.

Das Trennen von Gmail oder Kalender in Klinea entfernt die gespeicherten Zugangsdaten dieser Verbindung, löscht aber keine zuvor importierten Nachrichten, Termine oder abgeleiteten Datensätze. Die gemeinsame App-Autorisierung bei Google wird nicht automatisch widerrufen. Sie können den Zugriff unter Google-Kontoverbindungen widerrufen; der Widerruf einer gemeinsamen Autorisierung kann beide Integrationen betreffen. Für importierte Daten gelten die nachstehenden Aufbewahrungsregeln. Für Löschanträge einschließlich der Prüfung abgeleiteter KI-Beispiele, Caches und Sicherungskopien beachten Sie unsere Anweisungen zur Datenlöschung. Das Trennen oder Widerrufen allein löscht diese Kopien nicht.

Zu welchen Zwecken wir Daten verarbeiten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie, um unseren Dienst bereitzustellen: mehrkanalige Kommunikation in einem einzigen Dashboard, Verfolgung der Patientenreise, Termin- und Angebotsverwaltung sowie die Erstellung von Nachrichtenentwürfen und Antwortvorschlägen durch unsere Agenten für künstliche Intelligenz. Wir verwenden Ihre Daten außerdem, um mit Ihnen zu Dienstaktualisierungen, Sicherheitsmeldungen und Abrechnungen zu kommunizieren, um Kundensupport zu leisten, technische Probleme zu beheben, die Funktionalität der Plattform zu verbessern und unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Unsere Funktionen für künstliche Intelligenz verarbeiten die bereitgestellten Inhalte, um Antworten im Einklang mit dem Ton Ihrer Klinik zu erzeugen; wir verwenden Ihre Patientendaten ohne Ihre Einwilligung nicht zum Training unserer Modelle. Die oben beschriebene strengere Einschränkung für aus Google stammende Daten gilt unabhängig von dieser Einwilligung.

Datensicherheit

Klinea wendet branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen an, einschließlich Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, Zugriffskontrollen, regelmäßiger Sicherheitstests und Autorisierungsebenen. Wir speichern Ihre Daten auf sicheren Servern mit mehrschichtigem Schutz, auf die nur zugegriffen werden kann, wenn dies für die Erbringung des Dienstes erforderlich ist, und nur durch autorisiertes Personal. Wir aktualisieren unsere Sicherheitsprotokolle kontinuierlich, um sich entwickelnden Bedrohungen zu begegnen. Im Falle einer Datenschutzverletzung verpflichten wir uns, die betroffenen Nutzer und die zuständigen Behörden (zum Beispiel die Behörde zum Schutz personenbezogener Daten) innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen zu informieren.

Weitergabe von Daten

Wir verkaufen, vermieten oder tauschen Ihre personenbezogenen Daten nicht zu Marketingzwecken an Dritte. Wir geben Ihre Daten nur an vertrauenswürdige Dienstleister weiter, die uns bei der Erbringung unseres Dienstes unterstützen (wie Anbieter von Cloud-Infrastruktur, Zahlungsinstitute, Anbieter von Messaging-Kanälen und Kundensupport-Tools); diese Dienstleister unterliegen strengen Vertraulichkeitspflichten und verwenden Ihre Daten nur für die angegebenen Zwecke. Wir können verpflichtet sein, Ihre Daten offenzulegen, wenn dies aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung, zum Schutz unserer Rechte oder im Rahmen einer geschäftlichen Transaktion wie einer Fusion oder Übertragung erforderlich ist. Bei einer Übermittlung von Daten ins Ausland stellen wir die nach KVKK/DSGVO erforderlichen geeigneten Garantien sicher.

Ihre Rechte

Nach dem KVKK und den anwendbaren Datenschutzvorschriften haben Sie das Recht, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, diese zu berichtigen, zu löschen oder ihre Verarbeitung einzuschränken, die Übertragung Ihrer Daten zu verlangen und der Verarbeitung zu widersprechen. Sie können Ihre Kontodaten jederzeit über Ihre Dashboard-Einstellungen aktualisieren; für den Export Ihrer Daten oder die Aussetzung bzw. dauerhafte Löschung Ihres Kontos können Sie sich an unser Support-Team wenden. Darüber hinaus haben Sie, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihrem Anliegen nicht angemessen entsprochen wurde, das Recht, bei der Behörde zum Schutz personenbezogener Daten oder der zuständigen Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen. Wir beantworten alle Anträge betroffener Personen innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen.

Aufbewahrungsfristen

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie es die Zwecke ihrer Erhebung erfordern, oder für die nach geltendem Recht vorgesehenen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten gelöscht, vernichtet oder anonymisiert. Die Patientendaten, die wir in unserer Eigenschaft als Auftragsverarbeiter für Ihre Klinik verarbeiten, werden für die Dauer des zwischen uns bestehenden Vertrags und gemäß den darin festgelegten Bedingungen aufbewahrt; nach Beendigung des Vertrags werden sie – vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten – auf Ihr Verlangen zurückgegeben oder vernichtet.

Optionale Reddit-Werbemessung

Auf unterstützten englischen und türkischen Unified-Inbox-Kampagnenseiten können Sie der Reddit-Messung unabhängig von Google Analytics zustimmen oder sie ablehnen. Vor Ihrer Zustimmung wird das Reddit-Pixel nicht geladen. Bei Zustimmung erhält Reddit ein Seitenbesuchsereignis und kann Browser-, IP-, Cookie- und Anzeigenklick-Kennungen zur Zuordnung von Werbebesuchen verarbeiten. Die Messung ist nicht anonym. Wir übermitteln keine Formularantworten, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Patientendaten. Automatischer erweiterter Abgleich und erweiterte Metadatenfreigabe sind für diese Einrichtung deaktiviert. Mit dieser gesonderten Zustimmung speichern wir die Werbepräferenz und die Reddit-Klickkennung bis zu 30 Tage in Cookies, die klinea.io und app.klinea.io gemeinsam verwenden. Nach Abschluss einer Kontoregistrierung kann die Anwendung über die serverseitige Conversions API ein SignUp-Ereignis mit dieser Klickkennung und einer Kennung zur Deduplizierung an Reddit senden. Das Absenden eines Formulars allein zählt nicht als Registrierung. Frühere Zustimmungen, die nur Seitenbesuche betreffen, werden dafür nicht übernommen.

Sie können Ihre Zustimmung über die Cookie-Einstellungen im Seitenfuß widerrufen. Dies verhindert zukünftiges Laden und löscht zugängliche Reddit-Messcookies, entfernt aber keine bereits bei Reddit eingegangenen Daten. Informationen zu Verarbeitung, Speicherung und internationalen Übermittlungen finden Sie in Reddits Datenschutzerklärung. Für Löschanfragen können Sie uns auch unter der unten angegebenen Adresse kontaktieren.

Löschanfrage stellen

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Die Daten zu Ihrem Klinikkonto können Sie über Ihre Dashboard-Einstellungen aktualisieren oder löschen; Sie können auch die vollständige Schließung Ihres Kontos beantragen. Darüber hinaus können sowohl Sie als auch ein Endnutzer (Patient), dessen Daten über unsere Klinik verarbeitet werden, die Löschung der Daten verlangen, indem Sie eine E-Mail an [email protected] senden. Wir bearbeiten Anträge – vorbehaltlich unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – innerhalb von spätestens 30 Tagen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auf unserer Seite Anweisungen zur Datenlöschung.

Änderungen und Kontakt

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken, unserer Dienste oder gesetzlicher Anforderungen Rechnung zu tragen. Bei einer wesentlichen Änderung informieren wir Sie per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis auf der Plattform, bevor die Änderungen in Kraft treten. Wir empfehlen Ihnen, diese Erklärung regelmäßig zu überprüfen, damit Sie darüber informiert bleiben, wie wir Ihre Privatsphäre schützen. Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenverarbeitungspraktiken erreichen Sie uns unter [email protected].

Optionale OpenAI-Werbemessung

Auf unterstützten öffentlichen Marketingseiten können Sie OpenAI-Werbemessung separat akzeptieren oder ablehnen. Diese Zustimmung ist unabhängig von Google Analytics und Reddit. Vor Ihrer Zustimmung laden wir weder das OpenAI Pixel noch seine Konfiguration. Danach prüfen wir die Konfiguration und laden das Pixel nur, wenn der automatische erweiterte Abgleich deaktiviert ist. OpenAI kann Browser-, IP-, Cookie- und Anzeigenklick-Kennungen, Seitenbesuche und ein Ereignis nach erfolgreicher Zustellung einer Kontaktanfrage an unser Team erhalten. Wir fügen diesen Ereignissen keine Formularantworten, Namen, E-Mail-Adressen, klinischen Daten oder Gesprächsinhalte hinzu. Diese Messung ist nicht anonym.

Ihre Auswahl wird auf dieser Website bis zu 30 Tage gespeichert. Das SDK kann __oppref bis zu 30 Tage und __obref bis zu 365 Tage speichern. Über „Cookie-Einstellungen“ können Sie widerrufen; zukünftige Messungen werden gestoppt und zugängliche Mess-Cookies gelöscht. Bereits übermittelte Ereignisse werden dadurch nicht gelöscht. Weitere Informationen enthält die OpenAI-Datenschutzerklärung.

Die OpenAI-Klickreferenz kann an den Registrierungslink auf app.klinea.io angehängt werden. Ein Klick gilt nicht als abgeschlossene Registrierung. Die Anwendung holt eine eigene Werbezustimmung ein und misst die tatsächliche Registrierung separat.