Gizlilik Politikası

Klinea, sağlık turizmi, estetik ve diş klinikleri için geliştirilmiş yapay zekâ tabanlı bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) platformudur ve Weezboo bünyesinde sunulmaktadır. Gizliliğinize ve verilerinizin güvenliğine büyük önem veriyoruz. Bu Gizlilik Politikası; platformumuzu, web sitemizi ve ilgili hizmetlerimizi kullandığınızda kişisel verilerinizi nasıl topladığımızı, hangi amaçlarla işlediğimizi, kimlerle paylaştığımızı ve nasıl koruduğumuzu açıklar. Klinea'yı kullanarak bu politikayı okuduğunuzu ve burada açıklanan veri uygulamalarını anladığınızı kabul etmiş olursunuz. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve uygulanabildiği ölçüde Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) ile uyumlu olarak hazırlanmıştır.

Veri sorumlusu ve veri işleyen sıfatımız

Klinea iki farklı rolde hareket eder. Kliniğinizin oluşturduğu personel hesapları, fatura ve hizmet kullanım bilgileri bakımından veri sorumlusu; kliniğinizin platforma girdiği veya entegre kanallar üzerinden gelen danışan ve aday danışan verileri bakımından ise veri işleyen sıfatıyla hareket ederiz. Bu ikinci durumda danışanlara ilişkin verilerin sorumluluğu kliniğe (veri sorumlusuna) aittir; Klinea bu verileri yalnızca kliniğin talimatları ve aramızdaki sözleşme çerçevesinde, hizmeti sağlamak amacıyla işler.

Topladığımız veriler

Klinea'da bir hesap oluşturduğunuzda; ad, e-posta adresi, telefon numarası, klinik bilgileri ve fatura bilgileri gibi hizmeti sunmak için gerekli temel bilgileri toplarız. Platformu kullanırken IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, oturum ve kullanım kayıtları gibi teknik verileri otomatik olarak toplarız; bu veriler deneyiminizi iyileştirmemize ve platform güvenliğini sağlamamıza yardımcı olur. Ayrıca kliniğiniz; WhatsApp, Instagram, e-posta ve diğer bağlı kanallar üzerinden yürüttüğü danışan iletişiminde mesaj içerikleri, randevu, teklif ve danışan yolculuğu verilerini platforma girebilir veya bu kanallardan aktarabilir. Bu kapsamda işlenen sağlık ve iletişim verileri, ilgili mevzuatta özel nitelikli kişisel veri sayılabilir ve yalnızca kliniğin talimatıyla, ek güvenlik tedbirleri altında işlenir.

Meta platformları ve mesajlaşma kanalları

Klinea; kliniğinizin danışan iletişimini yürütebilmesi için WhatsApp Business Platform ve Instagram (Meta Platforms, Inc.) ile e-posta, SMS ve Telegram gibi diğer kanallarla entegre çalışır. Bu kanallar üzerinden alınan mesaj içerikleri ve iletişim verileri yalnızca hizmeti sağlamak amacıyla ve kliniğin (veri sorumlusunun) talimatları doğrultusunda işlenir. Bu verileri reklam veya pazarlama amacıyla kullanmaz; hizmetin sunulması dışında bir amaçla üçüncü taraflara aktarmayız. Klinea, bu entegrasyonları kullanırken Meta Platform Şartları ile WhatsApp Business Mesajlaşma Politikası dahil ilgili platform kurallarına uymayı taahhüt eder. Bu kanallardaki verilerin Meta'nın kendi sistemlerinde işlenmesine Meta'nın kendi şartları ve gizlilik politikası uygulanır. Son kullanıcılardan (danışanlardan) gerekli aydınlatmanın yapılması ve açık rızaların alınması, ilgili mevzuat ve platform kuralları gereği kliniğin sorumluluğundadır.

Google Gmail ve Takvim bağlantıları

Gmail ve Google Takvim, Google'ın izin ekranında ayrı ayrı yetkilendirilen isteğe bağlı bağlantılardır. Her bağlantı kliniğinizin kapsamındadır: bir bağlı Gmail posta kutusu ve bir bağlı Google takvimi (varsayılan olarak birincil takvim). Gmail okuma ve gönderme izinleri, e-postaların kliniğin gelen kutusuna aktarılmasını ve bağlı hesaptan mesaj ve yanıt gönderilmesini sağlar. İlk aktarım önceki 90 günü kapsar; sonraki eşitlemeler değişiklikleri aktarır. Saklanan e-posta verileri; mesaj gövdelerini (HTML dahil), başlıkları, gönderen ve alıcı bilgilerini, tanımlayıcıları, zaman damgalarını ve konuşma metaverilerini içerir. Takvim erişimi, eşitleme için gereken etkinlik bilgileri dahil, Klinea ile seçili takvim arasında randevu eşitlemesini destekler.

OAuth erişim ve yenileme bilgileri şifreli saklanır. Kliniğin etkinleştirdiği yapay zekâ özelliklerine ve yapılandırılan sağlayıcıya bağlı olarak e-posta içeriği ve bağlamı; mesaj sınıflandırma, yanıt önerme ve klinik hizmetleriyle eşleştirme için OpenAI veya Anthropic tarafından işlenebilir. Bilgi erişim özellikleri, ilgili klinik bilgilerini bulmak için kullanılan sayısal temsilleri (embedding) oluşturmak üzere OpenAI'a metin de gönderebilir. Yanıtları başka bir sağlayıcı oluştursa bile bu işlem gerçekleşebilir. Önceden işlenen e-posta konuşmaları, silme süreci kapsamında ele alınana kadar kliniğe özel bilgi erişim örneklerinde ve ilgili türetilmiş kayıtlarda kalabilir. Bu kayıtlar, genel amaçlı bir modelin eğitilmesinden farklıdır. Google'dan elde edilen veriler genel amaçlı yapay zekâ modellerini eğitmek veya geliştirmek için kullanılmamalıdır; bu politikadaki genel onay ifadesi bu kısıtlamayı kaldırmaz. Google verilerinin izin verilen kullanım ve paylaşımı, uygulanabildiği ölçüde Limited Use gereklilikleri dahil Google API Services User Data Policy hükümlerine tabidir.

Klinea'da Gmail veya Takvim bağlantısını kesmek, o bağlantının saklanan erişim bilgilerini temizler; önceden aktarılan mesajları, randevuları veya türetilmiş kayıtları silmez. Google tarafındaki ortak uygulama yetkisini otomatik olarak iptal etmez. Erişimi Google Hesabı bağlantıları üzerinden kaldırabilirsiniz; ortak yetkinin kaldırılması iki entegrasyonu da etkileyebilir. Aktarılmış veriler aşağıdaki saklama hükümlerine tabidir. Türetilmiş yapay zekâ örnekleri, önbellekler ve yedek kopyaların değerlendirilmesi dahil silme talebi için Veri Silme Talimatları sayfasını izleyin. Yalnızca bağlantıyı kesmek veya erişimi kaldırmak bu kopyaları silmez.

Verileri hangi amaçlarla işleriz

Kişisel verilerinizi öncelikle hizmetimizi sunmak için işleriz: tek panelde çok kanallı iletişim, danışan yolculuğu takibi, randevu ve teklif yönetimi ile yapay zekâ ajanlarımız aracılığıyla mesaj taslakları ve yanıt önerileri üretmek. Verilerinizi ayrıca; hizmet güncellemeleri, güvenlik bildirimleri ve faturalandırma konularında sizinle iletişim kurmak, müşteri desteği sağlamak, teknik sorunları gidermek, platformun işlevselliğini geliştirmek ve yasal yükümlülüklerimize uymak için kullanırız. Yapay zekâ özelliklerimiz, kliniğinizin tonuna uygun yanıtlar üretmek için sağlanan içeriği işler; danışan verilerinizi sizin onayınız olmadan modellerimizi eğitmek amacıyla kullanmayız. Google'dan elde edilen veriler için yukarıda açıklanan daha sıkı kısıtlama, bu onaydan bağımsız olarak geçerlidir.

Veri güvenliği

Klinea; aktarım sırasında ve durağan halde şifreleme, erişim denetimleri, düzenli güvenlik testleri ve yetkilendirme katmanları dahil olmak üzere sektör standardı güvenlik önlemleri uygular. Verilerinizi, yalnızca hizmetin sunulması için gerekli olduğunda ve yetkili personel tarafından erişilebilecek şekilde, çok katmanlı korumaya sahip güvenli sunucularda saklarız. Güvenlik protokollerimizi gelişen tehditlere karşı sürekli güncelleriz. Bir veri ihlali yaşanması halinde, etkilenen kullanıcıları ve ilgili otoriteleri (örneğin Kişisel Verileri Koruma Kurulu) mevzuatın öngördüğü süreler içinde bilgilendirmeyi taahhüt ederiz.

Verilerin paylaşımı

Kişisel verilerinizi pazarlama amacıyla üçüncü taraflara satmaz, kiralamaz veya takas etmeyiz. Verilerinizi yalnızca hizmetimizi sunmamıza yardımcı olan güvenilir hizmet sağlayıcılarla (bulut altyapısı sağlayıcıları, ödeme kuruluşları, mesajlaşma kanalı sağlayıcıları ve müşteri destek araçları gibi) paylaşırız; bu sağlayıcılar sıkı gizlilik yükümlülüklerine tabidir ve verilerinizi yalnızca belirtilen amaçlarla kullanır. Yasal bir yükümlülük gereği, haklarımızı korumak için veya birleşme ya da devir gibi bir iş işlemi kapsamında verilerinizi açıklamamız gerekebilir. Verilerin yurt dışına aktarıldığı durumlarda, KVKK ve GDPR'ın öngördüğü uygun güvenceleri sağlarız.

Haklarınız

KVKK ve uygulanabilir veri koruma mevzuatı kapsamında; kişisel verilerinize erişme, bunları düzeltme, silme veya işlenmesini kısıtlama, verilerinizin taşınmasını talep etme ve işlemeye itiraz etme haklarına sahipsiniz. Hesap bilgilerinizi dilediğiniz zaman panel ayarlarınızdan güncelleyebilir; verilerinizin dışa aktarılması, hesabınızın askıya alınması veya kalıcı olarak silinmesi için destek ekibimizle iletişime geçebilirsiniz. Ayrıca, talebinizin uygun şekilde karşılanmadığını düşünüyorsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na veya yetkili denetim makamına şikâyette bulunma hakkınız bulunmaktadır. Tüm veri sahibi başvurularını mevzuatta öngörülen süreler içinde yanıtlarız.

Saklama süreleri

Kişisel verilerinizi yalnızca toplanma amaçlarının gerektirdiği süre boyunca veya yürürlükteki mevzuatın öngördüğü saklama süreleri kadar saklarız. Bu süre sona erdiğinde verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kliniğinizin veri işleyen sıfatıyla işlediğimiz danışan verileri, aramızdaki sözleşme süresi boyunca ve sözleşmede belirlenen koşullara göre saklanır; sözleşmenin sona ermesinin ardından, yasal saklama yükümlülükleri saklı kalmak kaydıyla, talebiniz üzerine iade edilir veya imha edilir.

İsteğe bağlı Reddit reklam ölçümü

Desteklenen İngilizce ve Türkçe Unified Inbox kampanya sayfalarında Reddit ölçümü için Google Analytics izninden bağımsız bir reklam tercihi sunulur. Kabul edilmeden Reddit Pixel yüklenmez. Kabul ederseniz Reddit, reklam ziyaretlerini ilişkilendirmek için sayfa ziyareti olayı ile tarayıcı, IP, çerez ve reklam tıklama tanımlayıcılarını işleyebilir. Bu ölçüm anonim değildir. Form yanıtlarını, e-posta adreslerini, telefon numaralarını veya hasta kayıtlarını göndermeyiz. Bu kurulumda otomatik gelişmiş eşleştirme ve ek metaveri paylaşımı kapalıdır. Bu ayrı izinle reklam tercihini ve Reddit tıklama tanımlayıcısını klinea.io ve app.klinea.io arasında paylaşılan çerezlerde en fazla 30 gün saklarız. Hesap kaydı tamamlandığında uygulama, bu tıklama tanımlayıcısı ve yinelenen olayları önleyen bir tanımlayıcı ile Reddit sunucu tarafı Conversions API üzerinden SignUp olayı gönderebilir. Yalnızca formun gönderilmesi kayıt sayılmaz. Eski, yalnızca sayfa ziyareti izni kayıt ölçümü için kullanılmaz.

Sayfa altındaki Çerez tercihleri bağlantısından izninizi geri çekebilirsiniz. Bu işlem gelecekteki yüklemeyi durdurur ve erişilebilir Reddit ölçüm çerezlerini temizler; Reddit'in önceden aldığı verileri silmez. Reddit'in işleme, saklama ve uluslararası aktarım açıklamaları Gizlilik Politikası içinde yer alır. Silme talepleri için aşağıdaki iletişim adresinden bize de ulaşabilirsiniz.

Veri silme talebi iletme

Kişisel verilerinizin silinmesini dilediğiniz zaman talep edebilirsiniz. Klinik hesabınıza ilişkin verileri panel ayarlarınızdan güncelleyebilir veya silebilir; hesabınızın tamamen kapatılmasını talep edebilirsiniz. Ayrıca hem siz hem de verileri kliniğimiz aracılığıyla işlenen bir son kullanıcı (danışan), [email protected] adresine e-posta göndererek verilerin silinmesini talep edebilirsiniz. Talepleri, yasal saklama yükümlülüklerimiz saklı kalmak kaydıyla en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız. Adım adım yönergeler için Veri Silme Talimatları sayfamıza bakabilirsiniz.

Değişiklikler ve iletişim

Bu Gizlilik Politikası'nı; uygulamalarımızdaki, hizmetlerimizdeki veya yasal gerekliliklerdeki değişiklikleri yansıtmak için zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişiklik yaptığımızda, değişiklikler yürürlüğe girmeden önce sizi e-posta yoluyla veya platform üzerinde belirgin bir bildirimle bilgilendiririz. Gizliliğinizi nasıl koruduğumuz hakkında bilgi sahibi olmanız için bu politikayı düzenli olarak gözden geçirmenizi öneririz. Bu Gizlilik Politikası veya veri uygulamalarımız hakkında sorularınız için [email protected] adresinden bize ulaşabilirsiniz.

İsteğe bağlı OpenAI reklam ölçümü

Desteklenen herkese açık tanıtım sayfalarında OpenAI reklam ölçümünü ayrıca kabul edebilir veya reddedebilirsiniz. Bu izin Google Analytics ve Reddit izinlerinden ayrıdır. Kabulünüzden önce OpenAI Pixel yüklenmez ve yapılandırması sorgulanmaz. Kabulden sonra Pixel ayarı kontrol edilir; yalnızca otomatik gelişmiş eşleştirme kapalıysa yüklenir. OpenAI tarayıcı, IP, çerez ve reklam tıklama tanımlayıcılarını, sayfa ziyaretlerini ve iletişim talebiniz ekibimize başarıyla iletildiğinde bir dönüşüm olayını alabilir. Olaylara form yanıtları, ad, e-posta adresi, danışan kayıtları veya görüşme içerikleri eklemeyiz. Bu ölçüm anonim değildir.

Tercihiniz bu sitede 30 güne kadar saklanır. SDK, __oppref çerezini 30 güne ve __obref çerezini 365 güne kadar saklayabilir. “Çerez tercihleri” üzerinden izninizi geri çekebilirsiniz; gelecekteki ölçüm durdurulur ve erişilebilir ölçüm çerezleri silinir. İzni geri çekmek daha önce OpenAI’a iletilen olayları silmez. Veri işleme hakkında OpenAI Gizlilik Politikası geçerlidir.

OpenAI reklam tıklama referansı app.klinea.io kayıt bağlantısına taşınabilir. Kayıt bağlantısına tıklamak tamamlanmış hesap kaydı sayılmaz. Uygulama kendi reklam iznini alır ve gerçek hesap kaydını ayrıca ölçer.